Менеджер в офис

Описание

Что вам предстоит делать:

1. Выполняет функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:
- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- Осуществляет не менее 3 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация в Журнале по каждой организации, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация в Журнале по каждой организации , передача, учёт, хранение; оформление писем (включая оформление конверта, описи вложений и т.д.); отправление писем;
- рассылка и получение актов сверок расчетов с контрагентами.
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний (при необходимости);
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей (при необходимости);
- по поручению Генерального директора и т.д. выполнение копировально-множительных работ;
- по поручению Генерального директора и и т.д. подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды, чая, сахара и т.д. по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежемесячно.

2.3. Заказ в сервисную службу на обслуживание и ремонт оргтехники: поддержание работоспособности принтеров, копиров, факсимильных устройств и т.д.

3. Координирует и контролирует работу:
- уборщицы.

4. Выполняет отдельные служебные поручения директора, заместителя директора организации, главного бухгалтера и т.д. (список)



Что нужно знать и уметь:

Работа в 1С
Опыт работы по сервисным договорам будет плюсом
Опыт работы по тематике "оргтехника, картриджи" будет плюсом



Что мы предлагаем:

Офис в центре города (обязательна работа в офисе - не удалёнка!)
Дружный коллектив