Ведущий специалист в отделе делопроизводства и контроля

Описание

• организует прием посетителей начальником Управления и его заместителями;
• выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления и его заместителями;
• осуществляет сбор необходимых документов;
• оповещает участников совещания или заседания о времени, месте их проведения, повестке дня;
• осуществляет регистрацию участников совещания, заседания;
  ведет протоколы оперативных совещаний;
• получает необходимые начальнику Управления и его заместителям сведения от структурных подразделений Управления или исполнителей, вызывает по их поручению работников;
• организует телефонные переговоры начальника Управления и его заместителей, принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие начальника Управления и его заместителей принятые сообщения и доводит до их сведения их содержание;
• передает и принимает информацию по приемно переговорным устройствам. Осуществляет их учет в специальном журнале;
• выполняет по указанию начальника Управления и его заместителей машинописные работы с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на персональном компьютере;
• принимает документы на подпись начальнику Управления и передает их после рассмотрения специалисту отдела, отвечающего за организацию делопроизводства;
• обеспечивает рабочее место начальника Управления канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие их эффективной работе;
• следит за состоянием персонального компьютера и соблюдает при работе с ним требования по эксплуатации и технике безопасности;
• по поручению начальника отдела осуществляет подготовку документов, связанных с делопроизводством Управления;
• осуществляет приём обращений (запросов), поступающих в Форме электронного документа на официальный адрес электронной почты Управления;
• осуществляет регистрацию приказов (распоряжений) Управления в соответствующих журналах учета, передачу копий приказов (распоряжений) адресатам в соответствии с указателем (расчетом) рассылки на бумажном носителе или в электронном виде в течение пяти рабочих дней с даты регистрации приказа;
• регистрирует исходящую корреспонденцию;

• На должность ведущего специалиста отдела назначается лицо с высшим образованием
• Требование к стажу федеральной государственной гражданской службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки лица, замещающего должность главного специалиста отдела, не предъявляется.

• Офис в центре города, пятидневная рабочая неделя, пн.-чт-09:00-18:00, пт.09:00-16:45, обед 13:00-13:45, официальное трудоустройство, полный социальный пакет.