Офис-менеджер

Описание

Компания ЮТОРС занимается поставкой запасных частей на вездеходную технику. Ищем в наш коллектив офис-менеджера с функциями секретаря с перспективой роста в разных направлениях.

Обязанности:

- Ведение платежного календаря, ежедневные напоминания об оплатах и задачах;
- Выставление Счетов на оплату (работа в 1С), регулярно составлять таблицу оплаченных/не отгруженных счетов;
- Ежедневное заполнение таблицы для расчета показателей эффективности компании в ЭКСЕЛЬ, ежедневный сбор информации у менеджеров;
- Проведение реализаций и контроль за возвратом оригиналов (1С, Контур Диадок), ведение электронного реестра, формирование архива;
- Подготовка Договоров поставки и контроль за возвратом оригиналов, ведение электронного реестра, формирование архива;
- Формирование актов сверок (1С), контроль за подписанием;
- Отправка оригиналов Почтой РФ;
- Проверка и контроль ОСВ покупатели, ОСВ поставщики;
- Работа в Контур Диадок (прием и отправка документов, контроль за подписанием);
- Запрос Счетов/Договоров/Упд/Актов сверок от контрагентов, контроль за поступлением оригиналов в архив организации, ведение электронного реестра, формирование архива;
- Контроль за поступлением грузов для организации в Транспортные Компании, своевременная оплата счетов и оповещение руководства;
- Создание заявок на забор груза с нашего адреса, транспортной компанией;
- Подготовка документации и реестра на передачу в бухгалтерию, контроль за возвратом;
- Проведение авансовых отчетов (работа в 1С);
- Проведение УПД от поставщиков (работа в 1С);
- Контроль за своевременной оплатой входящих счетов от поставщиков, напоминание об оплатах Руководителю, ведение платежного календаря;

Выполнение различных поручений (редко):
- Подготовка доверенностей на получение товара (1С) и свободная форма, ведение электронного реестра, формирование архива;
- Размещение вакансий;
- Составление таблиц, предоставление информации из 1С и реестров, запрос интересующей информации у сторонних организаций, различные расчеты по заданию Руководителя;
- Проверка, контроль за входящими и отправка исходящих писем по электронной почте
- Подготовка Исходящих писем, ведение электронного реестра;
- Взаимодействие с контактными лицами покупателей и поставщиков по различным вопросам.

Требования:

• Опыт работы в 1С (на уровне выставления счетов и проведения реализаций)
• Работа в Excel на уровне составления таблиц, применение элементарных формул;
• ВАЖНО быть ответственным, быть внимательным к деталям, не упускать задачи, держать под контролем все запросы и оплаты;
• Оцифровывать задачи руководителя,
• Знание деловой переписки, ГРАМОТНОСТЬ в письменной речи обязательно.

Условия:

График работы: пятидневная рабочая неделя, с 9 до 17. Дополнительное премирование по оперативному оприходованию документов, обсуждается лично. Оплата 2 раза в месяц.

Офис находится на с/з Челябинска, Молодогвардейцев 60В.